用友进阶玩法:几个让效率再往上提一截的设置

基础操作熟了之后,你大概会进入一个瓶颈期:账记得很顺,但总觉得还能更快。这篇就是给到了这个阶段的人看的,几个进阶设置我自己用下来,确实又把效率往上抬了一截。

头一个值得花时间的是凭证模板。每个月那些雷打不动的凭证,计提工资、社保、折旧摊销,与其每月复制上月的再改,不如直接做成模板存起来。需要的时候调出模板,填个金额日期就生成,连科目都不用想。我把公司十来笔固定凭证全做成了模板,现在月初处理这些事的时间,比以前少了一大半,而且不会漏记。

第二个是自定义你的常用功能入口。用友的菜单层级有点深,常用的功能藏在几层菜单里,每次点过去挺费事。其实可以把你天天用的几个功能拉到一个顺手的位置,做成快捷入口。这个设置一次,以后天天受益,属于那种一劳永逸的小优化,很多人嫌麻烦没去弄,实际上花十分钟就能省往后几个月的点击。

权限的精细化设置,公司人一多就特别值。别图省事所有人一个管理员账号,该分就分。我现在是按岗位配权限,出纳只能碰收付款,会计能过账结账,老板给个只读账号随时能看数但动不了。这样既安全又能追责,真出了改错数的事,从操作记录里一查就知道是谁动的,免得互相甩锅。

备份策略我专门拿出来当进阶讲,因为大多数人只停留在开着自动备份。我的做法是三层:软件自动备份打底,每天有个本地副本;每周我手动导一次放到公司另一台电脑;每月底再导一份上传网盘异地存着。听着麻烦,其实加起来一个月花不了二十分钟,但真出事的时候,这二十分钟就是你能不能保住账的分界线。

还有个偏数据分析的玩法,就是把账里的数据导出来再加工。用友自带的报表偏标准格式,有时候老板想要点花样的分析,我会把明细数据导成表格,在外面拉个透视表,按月份、按部门、按项目随便切。软件负责把数据存准管好,真要做漂亮的分析图,导出来在熟悉的工具里弄反而更自由。

账套和年度的管理也别忽视。用久了账套会越来越大,跨年度的时候记得规范地做年结,把上年数据干净地结转到新年度。我见过有人图省事不做年结,几年的数据糊在一起,后面查历史账翻得想哭。每年年初花点时间把这事做规整,是对将来的自己负责。

最后一个习惯不算设置,但很进阶:定期复盘自己的操作流程。我每隔一两个月会回头想想,哪些动作还在重复做、哪一步老是卡壳,然后针对性地去找有没有更省事的办法。软件的功能就摆在那,效率高低的差距,很多时候就在于你愿不愿意花点心思去琢磨怎么用得更聪明。进阶这件事,本质上是在优化自己,而不只是在调软件。